Hoe voorkom je dat mensen met ieder ‘wissewasje’ bij je aankloppen?

Hoe voorkom je dat mensen met ieder 'wissewasje' bij je aankloppen?

Geregeld spreek ik leidinggevenden die keihard werken en structureel tijd tekort komen. Een groot deel van hun tijd zijn ze kwijt aan het blussen van brandjes en het regelen van allerhande zaken die eigenlijk helemaal niet op hun bordje horen te liggen.

Volgens hen komt dat – voor een deel – omdat medewerkers voor ieder wissewasje bij hén aankloppen. En dan help je toch maar – voordat problemen echt uit de hand lopen.

Soms nemen ze het werk dan ook maar over; de snelste en meest effectieve oplossing op dat moment.

Eigenlijk is het dan geen wonder dat je altijd tijd tekort komt. En eigenlijk ook best wel makkelijk voor je medewerkers. Zij hoeven zelf namelijk niet meer na te denken over oplossingen: dat doe jij wel voor hen.

Zonder dat je er erg in hebt, houd je deze ongewenste situatie zelf in stand en blijven medewerkers bij je aankloppen. Uiteindelijk wordt niemand hier gelukkig van: je medewerkers voelen zich niet competent en jij als leidinggevende bent overbelast.

Hoe kun je dit patroon doorbreken?

Wat in ieder geval niet werkt is medewerkers vertellen dat ze hun eigen problemen maar eens moeten leren oplossen. Op deze manier stuur je je medewerkers weg, zonder dat ze weten wat ze kunnen doen.

Wat wel werkt is het probleemoplossend vermogen van je medewerkers vergroten. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar valt in de praktijk best mee. Het is vooral een kwestie van dóen. 

6 tips voor zelfstandig werkende medewerkers

1. Luister onbevooroordeeld naar het hele verhaal
Dit helpt medewerkers om de feiten zelf goed op een rijtje te krijgen. Valkuil hierbij is dat jouw gedachten ondertussen afdwalen, omdat je door jij door ervaring al weet wat er aan de hand is en wat er moet gebeuren.

En daar zit ‘m de kneep: bewezen is dat wanneer jij aan het nadenken bent over je eigen oplossing, je niet meer optimaal kunt luisteren.

2. Stel vragen tot de situatie echt helemaal helder is
Wanneer je echt geconcentreerd luistert, zal het je opvallen dat een verhaal vaak hiaten bevat. Neem bijvoorbeeld de volgende mededeling: “Dit is echt een heel groot probleem! Het is een spoedje hoor!”. Hoe groot zou dit probleem nu precies zijn? Wanneer moet het uiterlijk opgelost zijn? Wie is verantwoordelijk voor de oplossing? En wat gebeurt er als het probleem niet opgelost wordt?

Wanneer je doorvraagt, helpt dit de medewerker de situatie scherp te krijgen. En dan blijkt de oplossing zich vaak ook al aan te dienen.

3. Stimuleer het probleemoplossend vermogen
Veel leidinggevenden stappen in de valkuil dat ze (onbewust) de ander naar hun eigen oplossing proberen te leiden. Hiermee sluit je voor medewerkers de weg af om zelfstandig een oplossing te vinden. Misschien blijkt zijn oplossing zelfs nog wel beter te zijn.

Stel jezelf dus nieuwsgierig op en stel vragen als: wat moet het resultaat zijn? Welke mogelijkheden zie jíj om dit probleem op te lossen? Wat is de eerste stap die je kunt zetten?

4. Durf stiltes te laten vallen
Stiltes kunnen je een ongemakkelijk gevoel geven. Dit hoeft echter voor de ander niet zo te zijn. Sterker nog, vaak is je gesprekspartner op dat moment heel hard aan het werk. Hij denkt namelijk na! Dit is alleen voor jou niet zichtbaar.

Durf het de tijd te geven, wacht geduldig af en verwonder je over de inventieve oplossingen.

5. Laat je team fouten maken
Zonder fouten geen leereffect. Geregeld zie je in organisaties dat mensen elkaar afrekenen op gemaakte fouten. Succesvolle organisaties daarentegen houden rekening met het feit dat mensen fouten kunnen maken, en stimuleren dat van die fouten geleerd wordt.

Gun het team dus de fouten, en laat ze hier vervolgens op reflecteren zodat ze de volgende keer hun werk beter kunnen doen.

6. Geef complimenten
Met een welgemeend compliment, gericht op het gedrag, schenk je medewerkers vertrouwen in hun eigen kunnen. Je erkent hiermee wat er goed gaat en dit stimuleert om hiermee door te gaan. Meer waardering voor elkaar verhoogt bovendien het werkplezier en de bereidheid om zaken samen op te pakken.

Zeker wanneer zaken niet goed gaan, werkt het juist om elkaar te complimenteren voor de manier waarop aan de oplossing wordt gewerkt.

Ik hoop dat deze wijze van benaderen nuttig voor je is in je praktijk. (Het werkt trouwens ook thuis, weet ik uit eigen ervaring ;-))

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *